第一章  总则

第一条 为了全面遵守《辽宁省沈阳化工大学教育基金会章程》，加强辽宁省沈阳化工大学教育基金会（以下简称基金会）的档案管理，保障基金会的合法权益，结合基金会的实际，制定本办法。

第二章  档案管理的职责、要求、范围

第二条 基金会秘书处负责基金会各类行政文件的整理、归档工作。

第三条 年度结束后，基金会秘书处负责将所有档案资料于次年三月底前全部分类归档入库。

第四条 基金会的档案每年按照沈阳化工大学要求统一存档，并移交沈阳化工大学档案馆。

第五条   归档的文件材料要求完整、准确，及时分类整理、立卷。归档材料应按年限妥善管理，不得丢失或损毁。

第六条 会计档案资料在沈阳化工大学财务部门存档。

第七条 基金会的归档材料主要有：

（1）登记材料或变更材料，即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；

（2）年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；

（3）会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料；基金会捐赠项目材料、各类基金项目材料；

（4）相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；

（5）基金会日常管理材料，包括工作计划、总结，请示、批复、理事会议材料、年度报告等相关文件等；

（6）基金会各类重要会议或者活动的剪报、照片、录音、录像等。  

（7）基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第八条 电子文档由个人保存，每当活动结束，集中交由基金办公室，由基金电子存档。根据工作内容，电子文档按照项目及内容分别建立文件夹，逐层保存，文件夹及文档名称要清晰规范。

第三章  档案的收集管理

第九条 基金会每年所开展的各项工作及活动，按照归档的要求，由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后，及时将文件资料集中整理后交基金会秘书处。

第十条 归档的文件材料要求完整、齐全、准确，并分类整理，归档材料应妥善管理，不得丢失或损毁。

第十一条 档案管理人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，便于理事会参考利用。

第十二条 承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第十三条 档案管理人员工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料与接办人员交接清楚，填写移交单，不得擅自带走或销毁。

第十四条 会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

第四章  附则

第十五条 本办法由辽宁省沈阳化工大学教育基金会负责解释。

第十六条 本办法自公布之日起施行。

二零一二年五月十一日